"El metro cuadrado más caro de una oficina es el que se paga pero no se utiliza."

// Miguel Marrero // www.axbusiness.com

Apps, aliados para trabajar desde casa

Los centros de negocios como AX Business se han convertido en una alternativa moderna y económica a la oficina tradicional. Gracias a sus servicios de Oficina Virtual, el empresario puede operar desde cualquier lugar del mundo sin renunciar por ello a tener una imagen óptima para su empresa y todo ello a un coste mínimo.
Para hacer más fácil esta descentralización, existen hoy en día programas que nos permiten conectarnos de forma remota y ‘montar’ nuestra oficina en cualquier parte del mundo.
Cada vez es más habitual ver a personas de todo tipo realizar su trabajo casi en cualquier sitio. Las nuevas posibilidades de comunicación, la mejora en la velocidad de las conexiones y la irrupción de nuevas aplicaciones han llevado a que no sea nada extraño ver cómo se pueden hacer trabajos de oficina en la playa, la montaña e incluso en el habitual atasco de tráfico.
Y es que hoy en día estar lejos de la oficina no tiene por qué ser un impedimento para trabajar en las mismas condiciones en las que lo haríamos en nuestro despacho.
El teletrabajo o trabajo a distancia es actualmente una realidad cada vez más asentada en muchas empresas, gracias a la versatilidad que ofrece Internet y a ciertas aplicaciones, además del correo electrónico, herramientos para realizar videoconferencias y el respaldo virtual de la ‘nube’.
Además, la colaboración con los clientes con los que nunca te encontrarás cara a cara se ha convertido en algo normal para la mayoría de los trabajadores, especialmente en el ámbito de las nuevas tecnologías (diseñadores, programadores…).
Existen infinidad de herramientas que permiten que podamos trabajar de la misma forma indistintamente del lugar del mundo en el que nos encontremos y con personas con las que quizás nunca vamos a estar cara a cara.

lightbulb PARALLELS ACCESS:

Posiblemente una de las aplicaciones que más ha cambiado la forma de trabajar sea Parallels Access. Esta app, disponible por el momento únicamente para el iPad, ha transformado totalmente el uso que se hace de la tableta de Apple. Por 18 euros anuales se tiene acceso a todos los ordenadores de la casa y el trabajo, sea cual sea el lugar en el que nos encontremos. Pero lo mejor no es el hecho de poder tener ese acceso, sino que se pueden utilizar en el iPad todos los programas instalados en el ordenador, Mac o PC. Link

lightbulb TEAMVIEWER:

A la hora de acceder remotamente a tu PC, Teamviewer aparece como la opción principal, a pesar de que no es la más rápida, o la más eficiente. Su popularidad se reduce a dos puntos muy sencillos: sus requerimientos de configuración son prácticamente nulos, y es gratuito para el uso personal. Todo lo que necesitas hacer para acceder de forma remota a tu PC es ejecutar allí el módulo QuickSupport, y abrir TeamViewer en tu sistema portátil. No hay que luchar con puertos ni direcciones IP extrañas, algo que incluso los usuarios avanzados saben apreciar. Link

lightbulb ANYDESK:

Un competidor directo de TeamViewer, prometiendo ser mucho más rápido y eficiente. Trata de conservar aquellos elementos que hacen tan popular a TeamViewer, y al mismo tiempo hace hincapié sobre el rendimiento en cada sesión remota, optimizando la transmisión de vídeo y el uso de ancho de banda. Técnicamente, AnyDesk se encuentra en fase beta, pero ha respondido muy bien a las pruebas, aunque tiene ciertas limitaciones en su soporte para Windows (Linux, OS X, iOS y Android están en camino). Link

lightbulb JOIN.ME:

En este caso nos encontramos con una app gratuita de reuniones virtuales. Con Join.me, que está disponible para cualquier ordenador y dispositivo móvil, podremos mantener conferencias con personas que estén en cualquier parte del mundo, pero además podremos hacer que las personas integrantes de la reunión vean el escritorio de nuestro ordenador o tableta como si estuvieran a nuestro lado. Esta aplicación, en su última versión, permite además grabar las reuniones para posteriormente poder repasar todo lo que se ha dicho. La app permite reuniones con hasta 10 participantes –un organizador y nueve oyentes– y ofrece la posibilidad de transferir archivos. Link

lightbulb REDMINE:

Otra aplicación que permite desarrollar trabajo colaborativo en equipo con integrantes repartidos por todo el mundo es Redmine, una herramienta de software libre y código abierto para la gestión de proyectos y el seguimiento de errores que incluye funciones de calendario, soporte de múltiples proyectos, roles flexibles basados en el control de acceso, gestión de documentos y archivos. Link

lightbulb BASECAMP:

Otra aplicación de gestión de proyectos muy completa es Basecamp. En este caso, incluye gestión de actividades, calendarios, notificaciones, listas de tareas, gestión de intercambio de archivos. Su facilidad de uso hace que en la mayoría de ocasiones no te haga falta utilizar un tutorial para aprender a utilizar las diversas funciones que permite esta herramienta. Link

lightbulb WEDOIST:

Otra opción para trabajar en grupo a distancia es Wedoist, un software gratuito para la gestión de proyectos y tareas en la nube que está disponible tanto como aplicación para móviles como programa de escritorio. Esta herramienta permite a sus usuarios colaborar con miembros del equipo local o remotamente en segundos. Permite compartir archivos de forma sencilla y rápida. Link

lightbulb REDBOOTH:

(Antes Teambox). Se trata de un proyecto de software colaborativo online, que combina las mejores prácticas en productividad con herramientas propias de redes sociales. Los usuarios de Teambox pueden gestionar proyectos, haciendo cosas típicas como crear tareas, compartirlas, realizar conversaciones con el equipo, compartir archivos… Link

lightbulb GOOGLE APS:

Es otra buena opción para los que quieren trabajar a distancia. Se trata de un paquete de productividad basado en la nube que permite conectarse desde cualquier lugar y dispositivo. Entre las aplicaciones que incluye, figuran Gmail, Google Groups, Google Calendar, Google Talk, Google Docs y Google Sites. Link

lightbulb MICROSOFT 365:

Esta herramienta no presenta grandes diferencias frente a Google Apps en cuanto a flexibilidad y funcionalidad. También dispone de correo electrónico, calendario y contactos, gestionados desde Microsoft Exchange Online. Para el trabajo en equipo cuenta con las versiones en línea de Office (Word, Excel, PowerPoint y OneNote). Link

lightbulb DROPBOX.

Permite a sus usuarios, previo registro, subir archivos a una caja virtual a la que posteriormente se puede acceder desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Estos mismos archivos se pueden compartir con otros usuarios, sin necesidad de tener memorias externas. Link

lightbulb ADOBE CONNECT:

Se trata de una herramienta que nos permitirá celebrar de forma rápida, cómoda y gratuita una reunión virtual. Los asistentes pueden aplicar el zoom para ampliar el documento compartido, seguir los movimientos del ratón del presentador o desplazarse independientemente por las áreas de interés. Todos los asistentes pueden colaborar independientemente de las diferencias que existan en los sistemas operativos o en el software instalado. Link

lightbulb WRIKE:

Es otra conocida aplicación para gestión de proyectos, que facilita la colaboración para realizar nuestros trabajos. Esta herramienta online de gestión de proyectos y colaboración permite que sus usuarios ajusten sus planes de proyectos, prioricen tareas, estén al tanto de la planificación y colaboren online con sus compañeros de equipo. Link

lightbulb INSTAPAPER:

En el caso de Instapaper, su principal virtud es que sus usuarios pueden guardar el contenido completo de una web cuanto disponen de conexión a Internet y pueden visualizarlo a posteriori aunque no dispongan de una conexión a la red. Esta aplicación es útil en entornos de trabajo, al posibilitar la creación de una cuenta común en la que todos los miembros pueden compartir enlaces. Link

lightbulb TRELLO:

Ésta es otra buena herramienta para trabajar online. Se trata de una plataforma que facilita la colaboración entre miembros de un mismo grupo permitiendo que cualquiera de ellos pueda ver lo que están haciendo en un momento determinado los integrantes que forman parte de su equipo de trabajo. Link

Consejos para trabajar en la nube: Antes de registrarnos en un servicio en la nube, debemos conocer a fondo sus características, los servicios que ofrece y sobre todo leer con atención la letra pequeña. --La nube no sirve como copia de seguridad de nuestros ficheros. Debemos acostumbrarnos a hacer regularmente una copia en un dispositivo físico externo de los contenidos subidos de forma remota. -- Trabajar con archivos en la nube requiere que tengamos una conexión de datos de alta velocidad, ya que debemos tener en cuenta que vamos a subir grandes cantidades de datos a servidores de internet y además editaremos esos archivos desde ahí. -- Debemos tener en cuenta que si necesitamos una capacidad de almacenaje muy elevada deberemos optar por un servicio de pago. Es importante a la hora de contratar cualquier servicio saber dónde se encuentra la nube y donde se almacenarán nuestros datos.
Es fundamental proteger la seguridad de acceso a la nube mediante contraseñas o sistemas de autenticación de doble factor. -- A la hora de darnos de alta de un servicio es importante no dar más datos de los necesarios.

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