Cuidar la puntualidad. Lo primero es que tú como organizador llegues siempre con antelación, si necesitas preparar un proyector, el portátil o lo que fuera no lo hagas durante el tiempo de la propia reunión.

Realizar la apertura formal de la reunión. El coordinador debe dar comienzo a la reunión con un repaso de la agenda. La presentación de los participantes o la primera intervención de cada uno puede ser también un espacio para anuncios o comentarios más personales (por ejemplo, si alguien dejará la reunión antes de tiempo, anticipa que debe responder a un llamado o comunica que no ha podido preparar algún tema de la agenda).

Mantener el orden del día. El organizador de la reunión, durante la misma, debe convertirse en el moderador y su principal objetivo es que la reunión sea útil, para ello debe asegurar el cumplimiento de la agenda, administrar los tiempos y las intervenciones, y orientar al grupo hacia los objetivos planteados. Eso supone: tratar todos los puntos previstos, acordar conclusiones por parte del grupo y determinar las acciones a llevar a cabo.

Evitar los monólogos. Que la reunión sea efectiva, dinámica y rápida dependerá en gran medida del expositor. Éste deberá mostrar liderazgo y completa seguridad en sí mismo, evitando eso sí, caer en el exceso de protagonismo y en los recurrentes monólogos, que pueden volver tedioso el encuentro. Dar cabida a que todos los asistentes opinen y expongan sus puntos de vista, enriquecerá el encuentro y hará que éste no se vuelva monótono y aburrido.

Tomar nota de los temas tratados en la reunión. De esta forma, se podrá recordar, jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los asistentes. Que el expositor tome nota, demuestra además, un interés hacia los asistentes, quienes sentirán que fueron tomados en cuenta y que la reunión valió la pena.

Si no se pone un punto final, en el que se recapitule lo tratado y decidido, y se enumeren los temas abiertos o sin solución, las reuniones pueden extenderse innecesariamente. Generalmente este espacio de cierre incluye el debate de dudas, próximos pasos o tareas pendientes. La existencia de un cierre formal habilita que puedan retirarse quienes deban o quieran hacerlo.