"El metro cuadrado más caro de una oficina es el que se paga pero no se utiliza."

// Miguel Marrero // www.axbusiness.com

Consejos para unas reuniones de trabajo exitosas.

4706287_lGran parte del trabajo de un emprendedor requiere de reuniones con proveedores, socios, competidores o empleados. En AX Business te proponemos una pequeña guía sobre cómo plantearlas para aprovechar mejor el tiempo y maximizar los resultados.

Desde el punto de vista del organizador de la reunión, podemos dividir la labor de organización de la reunión en tres momentos en el tiempo: antes, durante y tras la reunión.

Antes de la reunión.

En primer lugar hay que definir el propósito de la reunión, si algo se puede resolver por teléfono o correo, o con una breve visita a uno o más de los asistentes es que la reunión no es necesaria.

  1. Si la reunión es de tipo “seguimiento” y tiene una periodicidad es fundamental que cuando te pongas a planificar la siguiente tengas en cuenta las acciones pendientes de reuniones anteriores.

  2. Es indispensable elaborar el orden del día, en el que se definan los puntos a tratar, la persona que expondrá cada uno de esos puntos y el tiempo que dedicaremos a cada punto.

  3. Decidir quiénes asistirán y quiénes estarán en copia del acta. Es importante diferenciar quién tiene que aportar algo en la reunión de quién tiene simplemente que estar informado de los resultados de la misma.

  4. Enviar el material anexo a la convocatoria y con antelación suficiente, ya que si se informa con anticipación los temas que se discutirán, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con distintas ideas para proponer.

  5. Preparar el lugar de reunión y ocuparse previamente de que esté disponible todo lo necesario para el evento. Desde el material de presentación o discusión, muestras y productos, hasta los servicios de soporte como el café o equipamiento tecnológico.

 

Durante la reunión.
  1. Cuidar la puntualidad. Lo primero es que tú como organizador llegues siempre con antelación, si necesitas preparar un proyector, el portátil o lo que fuera no lo hagas durante el tiempo de la propia reunión.

  2. Realizar la apertura formal de la reunión. El coordinador debe dar comienzo a la reunión con un repaso de la agenda. La presentación de los participantes o la primera intervención de cada uno puede ser también un espacio para anuncios o comentarios más personales (por ejemplo, si alguien dejará la reunión antes de tiempo, anticipa que debe responder a un llamado o comunica que no ha podido preparar algún tema de la agenda).

  3. Mantener el orden del día. El organizador de la reunión, durante la misma, debe convertirse en el moderador y su principal objetivo es que la reunión sea útil, para ello debe asegurar el cumplimiento de la agenda, administrar los tiempos y las intervenciones, y orientar al grupo hacia los objetivos planteados. Eso supone: tratar todos los puntos previstos, acordar conclusiones por parte del grupo y determinar las acciones a llevar a cabo.

  4. Evitar los monólogos. Que la reunión sea efectiva, dinámica y rápida dependerá en gran medida del expositor. Éste deberá mostrar liderazgo y completa seguridad en sí mismo, evitando eso sí, caer en el exceso de protagonismo y en los recurrentes monólogos, que pueden volver tedioso el encuentro. Dar cabida a que todos los asistentes opinen y expongan sus puntos de vista, enriquecerá el encuentro y hará que éste no se vuelva monótono y aburrido.

  5. Tomar nota de los temas tratados en la reunión. De esta forma, se podrá recordar, jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los asistentes. Que el expositor tome nota, demuestra además, un interés hacia los asistentes, quienes sentirán que fueron tomados en cuenta y que la reunión valió la pena.

  6. Cerrar la reunión. Si no se pone un punto final, en el que se recapitule lo tratado y decidido, y se enumeren los temas abiertos o sin solución, las reuniones pueden extenderse innecesariamente. Generalmente este espacio de cierre incluye el debate de dudas, próximos pasos o tareas pendientes. La existencia de un cierre formal habilita que puedan retirarse quienes deban o quieran hacerlo.

Tras la reunión.
  1. Elaborar el acta de la reunión. Céntrate en dos elementos: las decisiones tomadas y las acciones a llevar a cabo. La idea es no crear falsas expectativas y hacer efectivos los acuerdos. La justificación y reiteración de lo discutido, demostrará el interés y la concordancia de las partes, generando lazos de confianza entre las mismas.

  2. Enviar el acta a todos los que así lo hayas determinado al planificar la reunión.

Con asistentes puntuales, una pauta fijada y temas acotados, la reunión de trabajo que desea realizar irá perfectamente encaminada. Es necesario, eso sí, esmerarse porque la cita no sea un encuentro aburrido, sino una instancia para debatir ideas y tomar decisiones entre todos los asistentes. Sólo así podrá concretar los objetivos que lo llevaron a organizar el encuentro, y mantener al equipo interesado y con una actitud proactiva.

Tu Centro de Negocios AX Business te ayudará a la hora de proporcionar el ambiente y los medios necesarios para que la reunión sea exitosa. Disponemos de Salas de Reuniones totalmente amuebladas y equipadas, de diferentes tamaños y personalizables según tus necesidades, en un emplazamiento inmejorable. Contamos además con equipos de proyección modernos y de calidad, equipamiento tecnológico y de conectividad, equipos de impresión, servicio de cafetería y catering, y la inestimable ayuda de nuestro equipo humano, que hará todo lo posible para que tu reunión sea precisa, dinámica y exitosa.

¡Haz como Pablo!
Disfruta de todas las ventajas que ofrece una oficina permanente, pero sin tenerla. Con la oficina Virtual proyectarás una excelente imagen empresarial y podrás acceder a…

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

*